Procedura obsługi skarg

Szanowni Państwo,
Mając na uwadze Państwa satysfakcję, a także zapewnienie najwyższych standardów obsługi, zachęcamy do przedstawiania opinii i uwag związanych z profesjonalnymi usługami świadczonymi przez naszą Kancelarię. Oceny przekazywane z Państwa strony wpływają na stałe podnoszenie jakości oferty, jak również jakości dostarczanych przez nas profesjonalnych usług. Skierowanie skargi niezwłocznie po zwróceniu uwagi na zaobserwowany problem ułatwi dokładne i szybkie jego rozpatrzenie.

Definicje
Pojęcia, które pojawiają się  w niniejszym dokumencie, należy definiować następująco:
Kancelaria – Kancelaria Prawno – Podatkowa Capital Legis Sp. z o. o. (Oddział w Polsce);
Klient – osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej lub – osoba fizyczna, która prowadzi działalność gospodarczą, ewentualnie – wspólnik spółki cywilnej;
Skarga – wystąpienie skierowane do Kancelarii przez Klienta zawierające zastrzeżenia odnośnie usług Kancelarii.

Proponowane sposoby składania skarg
Skargi dotyczące usług Kancelarii należy zgłaszać w jednej z następujących form:
pisemnie:
listownie, za pośrednictwem przesyłki pocztowej w rozumieniu przepisów ustawy Prawo pocztowe, na adres korespondencyjny: Kancelaria Prawno – Podatkowa Capital Legis Sp. z o. o (Oddział w Polsce), ul. Kasprzaka 2/8, (01-211 Warszawa)

Potwierdzenie złożenia skargi
Kancelaria potwierdza za każdym razem złożenie Skargi:
w formie pisemnej:
– gdy Skarga została złożona listownie – w takiej sytuacji zostaje odesłane pisemne potwierdzenie do Klienta

Opcja złożenia skargi przez pełnomocnika
Nasza Kancelaria umożliwia Klientowi przedłożenie Skargi przez pełnomocnika posiadającego pełnomocnictwo udzielone w zwykłej formie pisemnej, chyba że istnieją szczególne okoliczności wskazujące na konieczność zachowania innej formy szczególnej.

Wymagania formalne Skargi
Składana Skarga powinna spełniać następujące wymogi formalne:
– nr sprawy i datę zawarcia umowy,
– dane kontaktowe Klienta, obejmujące co najmniej: imię, nazwisko, PESEL oraz adres korespondencyjny,
– data złożenia Skargi,
– opis zgłaszanych zastrzeżeń lub nieprawidłowości,
– jednoznacznie sformułowane oczekiwanie,
– dokumenty, które umożliwią rzetelne i kompleksowe rozpatrzenie Skargi,
– umieszczenie w treści Skargi adresu e-mail oraz aktualnego numeru telefonu Klienta,
– termin i forma udzielenia odpowiedzi na Skargę.

Kancelaria analizuje Skargi bez zbędnej zwłoki, w terminie nieprzekraczającym 30 dni kalendarzowych od dnia ich otrzymania. W wyjątkowo złożonych sytuacjach uniemożliwiających wysłanie odpowiedzi we wskazanym terminie, Kancelaria powiadomi Klienta o przyczynach opóźnienia, kwestiach, które muszą zostać rozstrzygnięte dla rozpatrzenia danego zapytania oraz przewidywanego terminu odnośnie przedstawienia stanowiska. Po rozpatrzeniu Skargi Kancelaria zawiadamia Klienta co do wyniku przeprowadzonego postępowania skargowego. Odpowiedź zostaje udostępniona w formie papierowej za pośrednictwem tradycyjnej poczty lub drogą elektroniczną.