Doręczenia elektroniczne zaczną obowiązywać z początkiem nowego roku

Już 1 stycznia 2025 r. rozpocznie się pierwszy etap wdrażania doręczeń elektronicznych dla przedsiębiorców. Ta niemal rewolucyjna usługa ma usprawnić korespondencję pomiędzy podmiotami publicznymi i prywatnymi, ze szczególnym uwzględnieniem firm. Jeśli po stronie operatorów adresów do doręczeń wszystko będzie przebiegało bez zakłóceń, nowa forma komunikacji pozwoli nie tylko usprawnić obieg dokumentów, ale także sporo zaoszczędzić.

Czym są e-Doręczenia

Doręczenia elektroniczne, czyli tzw. e-Doręczenia, to usługa umożliwiająca odbieranie oraz wysyłanie korespondencji online. W założeniach mają dotyczyć komunikacji z instytucjami publicznymi, w tym z urzędami i przedstawicielami wymiaru sprawiedliwości. E-Doręczenia mają zastąpić tradycyjną korespondencję papierową i mieć taki sam skutek prawny, jak dostarczenie listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.

Od strony organizacyjnej usługę ma dostarczać operator publiczny (na dziś jest to Poczta Polska S.A.) lub operatorzy niepubliczni wpisani do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji. Podstawą funkcjonowania całego systemu ma być baza adresów elektronicznych, czyli publiczny rejestr prowadzony przez właściwe ministerstwo.

Zakres stosowania e-Doręczeń

Wśród wielu różnych podmiotów zobowiązanych do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych znajdują się:

• przedsiębiorcy wpisani do KRS;
• inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, w tym fundacje i stowarzyszenia;
• przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG;
• niektóre zawody zaufania publicznego (pełnomocnicy procesowi, notariusze).

Zgodnie z zapisami ustawy o doręczeniach elektronicznych, nie będą one obejmowały korespondencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz w konkursie prowadzonym na podstawie Prawa zamówień publicznych, korespondencji w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji prowadzonym na podstawie ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, a także wymiany danych z systemami teleinformatycznymi za pomocą usług sieciowych.

Najważniejsze daty dla przedsiębiorców

Harmonogram wdrażania e-Doręczeń był modyfikowany. Zgodnie z jego obecną wersją przedsiębiorcy będą musieli posiadać adres do doręczeń elektronicznych w następujących datach:

• 1 stycznia 2025 r. – przedsiębiorcy rejestrujący się w KRS lub CEIDG od tego dnia;
• 1 kwietnia 2025 r. – przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS przed 1 stycznia 2025 r.;
• 1 lipca 2025 r. – przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r., jeśli do 30 czerwca 2025 r. dokonywali zmian we wpisie;
• 1 października 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy wpisani do CEIDG.

Przedsiębiorcy rejestrujący swoją działalność po nowym roku będą otrzymywali adres do doręczeń elektronicznych automatycznie, natomiast wszyscy inni muszą w tym zakresie złożyć stosowny wniosek. Podmioty wykonujące działalność gospodarczą mogą bezpłatnie uzyskać adres do doręczeń elektronicznych za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl.

Skutki braku adresu do doręczeń elektronicznych

Zgodnie z obecnym stanem prawnym nie przewiduje się kar za nieposiadanie adresu do doręczeń elektronicznych. W przypadku jego braku, podmiot publiczny będzie zgodnie z art. 5 pkt 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych stosował usługę hybrydową. Ma ona polegać na wydrukowaniu dokumentu elektronicznego i dostarczeniu go adresatowi w formie fizycznej. Wydruk nie będzie jednak oryginałem dokumentu.

W związku z postępującą informatyzacją życia publicznego nie możemy wykluczyć, że w przyszłości pojawią się bardziej represyjne środki mające nakłonić przedsiębiorców do założenia adresu do doręczeń elektronicznych. Nie widzimy zresztą powodu, dla którego firmy miałyby rezygnować z nowej formy komunikacji. Jest bezpieczna, umożliwia zachowanie tajemnicy, pozwala na bardziej sprawny obieg korespondencji i nie generuje prawie żadnych kosztów po stronie przedsiębiorcy.

 

Zachęcamy do dośledzenia naszego profilu na LinkedIn, gdzie regularnie publikujemy najważniejsze alerty prawne.

W związku z dynamicznie zmieniającym się otoczeniem prawnym i przepisami zachęcamy Państwa także  do śledzenia naszych wpisów i publikacji, w szczególności tych odnoszących się do bieżącego funkcjonowania przedsiębiorców. 

 

Źródło: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia

Zobacz publikację