Przygotowaliśmy procedurę zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony sygnalistów

W związku z wejściem w życie w dniu 25 września 2024 r. ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów („Ustawa o sygnalistach”), przygotowaliśmy dla naszego klienta procedurę zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony sygnalistów. W ramach przygotowania spółki do wejścia w życie nowych przepisów, zarekomendowaliśmy naszemu klientowi stworzenie bezpiecznego wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń prawa poprzez stworzenie kanałów informacyjnych, powołanie pełnomocnika ds. zgłoszeń naruszeń prawa oraz komisji ds. zgłoszeń naruszeń. Podstawowym celem przygotowanej przez nas procedury było określenie sposobu ochrony sygnalistów oraz powołanie i przyjęcie zasad, na podstawie których będzie działać ww. pełnomocnik oraz komisja w celu realizacji obowiązku ochrony sygnalisty oraz podjęcia odpowiednich działań następczych będących konsekwencją zgłoszenia naruszenia prawa.

W Procedurze zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony sygnalistów:

• zapewniliśmy ochronę sygnaliście poprzez m.in. bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec niego, w tym działań represyjnych, dyskryminacyjnych, mobbingu i wszelkich innych rodzajów niesprawiedliwego traktowania
• stworzyliśmy system zgłoszeń naruszeń prawa poprzez kanały informacyjne służące składaniu zgłoszeń (kanały zgłaszania naruszeń prawa)
• poza zgłoszeniami wewnętrznymi zawarliśmy także informację o możliwości zgłoszeń zewnętrznych i ujawnień publicznych
• ustaliliśmy, jak będzie wyglądać postępowanie wyjaśniające u naszego klienta i kto je będzie przeprowadzać
• ustaliliśmy zasady, na jakich będzie działać pełnomocnik ds. zgłoszeń naruszeń prawa i komisja ds. zgłoszeń naruszeń prawa
• ustaliliśmy zasady prowadzenia rejestru zgłoszeń naruszeń prawa
• zapewniliśmy szczegółowe zasady ochrony danych osobowych sygnalisty

W Procedurze zawarliśmy także wzory dokumentów, jakimi będzie posługiwał się nasz klient w celu realizacji obowiązków nałożonych przez Ustawę o sygnalistach, tj.:

• formularz zgłoszenia naruszenia prawa
• potwierdzenie zgłoszenia naruszenia prawa
• klauzula informacyjna dot. zgłoszeń naruszenia prawa
• rejestr zgłoszeń naruszeń prawa

Poza przygotowaniem ww. Procedury, poinstruowaliśmy klienta o trybie jej przyjęcia w spółce (obowiązek konsultacji z pracownikami), najważniejszych ryzykach zw. z wejściem w życie nowych przepisów, a także o możliwych sankcjach za ich nieprzestrzeganie. Należy bowiem pamiętać, że za nieprzestrzeganie przepisów Ustawy o sygnalistach, w szczególności za podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, osobom zarządzającym w spółce grozi  kara grzywny, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku, a w razie stosowania przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu kara pozbawienia wolności do lat trzech.